Bằng cách này, nhân viên của bạn sẽ đi làm đúng giờ!

Bằng cách này, nhân viên của bạn sẽ đi làm đúng giờ mãi mãi về sau | Phạm Tiến Dũng

pham-tien-dung — *Ảnh: Diễn giả Phạm Tiến Dũng*

Bạn là chủ doanh nghiệp? Bạn đau đầu với hệ thống nhân viên của mình?

Nhân viên của bạn không tuân thủ thời gian làm việc?

Nhân viên của bạn thiếu ý thức tổ chức kỷ luật?

Deadline trễ hẹn, chậm trễ nhiều việc,…?

Những vấn đề trên giường như đã trở thành một vấn đề được khá nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm. Và đây cũng chính là lý do tôi viết bài này để giúp các anh chị giải quyết vấn đề!

ĐÚNG GIỜ – DEADLINE

Thế nào là đúng giờ, thế nào là kịp deadlin, không trễ hẹn? Khi hiểu được điều này thì mới có thể làm tiêu chí để so sánh,;đánh giá và đo lường phù hợp.

Có thể bạn chưa biết, hầu hết các cuộc hẹn, người Nhật Bản thường có thói quen đến các cuộc hẹn trước khoảng 15 phút và họ mặc định như vậy là đúng giờ. Khi đến trước 15 phút, chắc chắn hẹ sẽ có nhiều thời gian để chuẩn bị tài liệu; tránh kẹt xe; đi vệ sinh hay trang phục…, rửa mặt cho tỉnh táo… Điều này khiến họ luôn luôn chuẩn bị tốt cho cuộc họp diễn ra.

Đúng giờ?

Tại sao không phải là ngồi vào ghế làm việc đúng 08h00 mà lại là 07h59 – 08h00 bạn mới chấm công? Thực tế là bạn luôn luôn làm như trên. Sau đó bạn mất từ 05-15p để chuẩn bị mọi thứ rồi mới ngồi vào ghế làm việc. Và bạn chính là người gian lận trong công việc.

Bạn sẽ như thế nào nếu học được thói quen như người Nhật Bản?

Deadline?

Là thời gian hoàn thành/thời gian cuối cùng một công việc được giao. Tuy nhiện hiện tượng chậm deadline là điều thường xuyên xảy ra trong các doanh nghiệp từ bé tới lớn.

Đương nhiên là lượng công việc thời gian bạn phải sắp xếp để có thể hoàn thành trước, nếu không bạn sẽ bị “Gõ đầu” và phạt hành chính,…

Xem thêm: (05) Bí quyết quản lý thời gian hiệu quả cho Chủ doanh nghiệp | Phạm Tiến Dũng

Tuy nhiên, có nhiều người hoàn thành trước 5-10 phút rồi gửi cho Sếp của mình. Và kết quả lạ họ vẫn bị chậm. Bạn có biết vì sao không? Chắc gì gmail, tệp của bạn khi gửi Sếp đã nhận được luôn. Tôi có lời khuyên cho bạn là sau khi hoàn thành Deadline thì hãy báo cáo ngay với Sếp của mình để tránh tình trạng chậm trễ không may xảy ra.

Nhân viên đi làm trễ giờ

Việc nhân viên đi làm trễ giờ, theo tôi thì lý do lớn nhất đó là các quy định đưa ra hầu như nhân viên áp dụng theo kiểu “Đối phó”. Tức là chỉ làm cho có. Vậy tôi sẽ đưa ra một số quy định cho anh chị tham khảo thêm để áp dụng vào doanh nghiệp của mình.

Đầu tiên bạn cần có 01 bộ tài liệu đầy đủ nội dung bao gồm:

+ Nội quy làm việc: Thời gian làm việc, nghỉ ngơi. mức độ vi phạm đối với từng hành vi không tuân thủ thời gian làm việc…

+ Quy tắc ứng xử: Đi làm đúng giờ chính là là tôn trọng chính mình

+ Các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp/công ty: Đúng giờ hoặc ý thức tự giác đúng giờ, có trách nhiệm

+ Về việc đi trễ, về sớm hoặc các công việc đột xuất: hãy tạo một kênh thông báo về các trường hợp đi trễ về sớm và thông báo cho mọi người trong công ty. Lần 1 đi trễ thông báo còn được nhưng những lần sau nghỉ việc liên tục mà vẫn thông báo thì sẽ thấy ngại và không thông báo nữa và cũng có thể tự phải đi đúng giờ hơn.

Tuyệt đối không được trừ lương, thưởng

Trừ lương, thưởng là các biện pháp không được chấp thuận theo luật và tránh việc thiếu căn cứ, thiếu cơ sở để ghi nhận, thông báo thì việc nhắc nhở sẽ không có hiệu quả như mong muốn.

Có thể đề ra quy định về việc vi phạm sẽ không được đánh giá thăng chức, tăng lương hoặc thưởng điểm cuối năm.

Đây là mức độ Cơ bản nhất để giúp cho việc quản lý thời gian làm việc của bộ phận Nhân sự đạt hiệu quả. Tất nhiên là chúng ta cũng phải chấp nhận một tỷ lệ nào đó chứ không thể hoàn 100% theo quy mô công ty (100, 500, 1.000, 10.000 nhân viên)…

Duy trì thói quen kỷ luật, đi làm đúng giờ

Theo nghiên cứu khoa học, để có một thói quen mới cần ít nhất là 21 ngày hoặc có thể lâu hơn để thực hiện nó. Nhưng đối với doanh nghiệp thì mức thời gian phù hợp để tạo thói quen cho nhân viên có thể kéo dài đến 1,2 tháng.

Trong thời gian tạo thói quen này, cần phải tìm hiểu một số thông tin sau:

– Các trường hợp thường xuyên đi trễ hoặc không chấp hành giờ giấc làm việc? (Nhà xa, hoàn cảnh gia đình, do thói quen, không muốn đi làm do thiếu động lực…) Qua đó có thể lấy ý kiến về mong muốn giờ làm việc của nhan viên để tạo điều kiện hỗ trợ.

– Tổ chức các cuộc thi nhỏ trong công ty về đi làm sớm cho các cá nhân, team. Các hoạt động chia sẻ nội bộ đúng giờ ; quà tặng cho các bạn đến sớm hoặc cafe miễn phí trước 30 phút đầu giờ…

In và dán các khẩu hiệu truyền thông đúng giờ ở sảnh công ty; phòng họp; website nội bộ. Chia sẻ các tấm gương không bao giờ đi trễ và bí quyết của họ…